Warum elektronisch archivieren?

Elektronische Archivierung spart nicht nur Platz...

Es ist wohl einer der augenscheinlichsten Aspekte der revisionssicheren Archivierung: Es muss kein Papier mehr aufbewahrt werden (wenn man es rechtskonform gestaltet). Ganze Aktenschränke, voll gefüllt mit Papier, können verschwinden, wervoller Raum wird plötzlich wieder frei und für andere Dinge nutzbar...

Doch das ist nicht alles:

Elektronische Archivierung erleichtert den Zugang zu Dokumenten

Um eines oder auch mehrere Dokumente aus dem Archiv zu holen, muss der Mitarbeiter nicht mehr in Archiv steigen: Sämtliche Dokumente sind von seinem Arbeitsplatz aus verfügbar - und das unter Zuhilfenahme von leistungsfähigen Suchwerkzeugen, wie ich sie in der Rubrik: Warum Dokumentenmanagement? beschrieben habe.

Gleichzeitige Entnahme von Dokumenten

Anders als bei der herkömmlichen Papierarchivierung muss Mitarbeiter XYZ nicht warten, bis Mitarbeiter ABC das Dokumernt, das er entnommen hat, wieder an seinen Platz zurücklegt.

Unterschiedliche Versionen ein und des selben Dokuments sicher abgelegt

Mit einer revisionssicheren Archivierung bietet sich auch der Zugriff auf unterschiedliche Versionen eines Dokuments an. So kann jederzeit nachvollzogen werden, wann und von wem ggf. Änderungen an einem Dokument vorgenommen worden sind - bis zu dem Zeitpunkt, zu dem ein Dokument als endgültig abgeschlossen gilt.

Nichts geht verloren

Bei der Entnahme von Dokumenten aus Papier besteht immer die Möglichkeit, dass Dokumente nicht oder nicht ordnungsgemäß zurückgegeben werden. Diese Tätigkeit des Zurückgebens zieht ja einen erneuten Gang ins Archiv nach sich. Bei der elektronischen Recherche entfällt genau dieser Vorgang. Er wird ersetzt durch das simple Schließen des Fensters am Bildschirm.

Zugriffskontrolle

Auf den verschiedensten Hierarchiesytufen kann genau festgelegt werden, wer (welche Person, welche Abteilung) Zugang zu Informationen hat.

Kommentieren, ohne die Echtheit in Frage zu stellen

Ohne das eigentliche Dokument zu verändern, besteht die Möglichkeit, dieses mit eigenen Kommentaren zu versehen. Diese eigenen Kommentare können auch zur Recherche herangezogen werden.

Auch nach Jahren noch lesbar

Dokumente werden in einem Format abgelegt, das per Definition auch noch in vielen Jahren lesbar sein muss: PDF/A. Diese spezielle Unterform des Dateiformats PDF wurde genau für diesen Zweck festgeschrieben und ist international anerkannt.

 

 

 

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