Es gibt zahlreiche Gründe für die Einführung eines Dokumentenmanagement- Systems. Die Organisation von Dokumenten (gleich welcher Art) in einem Dokumentenmanagement unterscheidet sich nicht nur deutlich von einer Aufbewahrung in Papierform. Aber auch im Vergleich zur strukturierten Ablage in Verzeichnisordnern des eigenen PC / Server ergeben sich deutliche Vorteile.
Ein paar dieser Vorteile seien hier aufgeführt.
Effektivere Recherchemöglichkeiten
Vielleicht standen Sie schon vor dem selben Problemen:
- Wie lege ich Dokumente ab, so dass ich sie bei Bedarf schnell wiederfinde?
- Wie erstelle ich eine geeignete Ordnerstruktur für alle meine Dokumente?
- War die Nachricht, nach der ich suche, in einer Mail, in einem Brief oder einem Fax?
- Von welchen Geschäftspartnern habe ich eine Nachricht zum Thema XYZ erhalten? Und wo liegen diese Nachrichten?
- Wie strukturiere ich meinen Posteingang?
Die klassischen Lösungsansätze sind gewöhnlich:
- Ablage von Papierpost in Ordnern (aus Pappe, im Schrank, oder Hängeregister),
- Ablage von Dateien in Ordnerstrukturen auf der Festplatte (oder im Server),
- Ablage von Mails in Verzeichnisordnern des Mailservers.
Diese Praktiken bieten allesamt KEINE Grundlage für eine effektive Recherche!
An einem kleinen Teilbereich möchte ich das Problem einer Ordnerstruktur in einem klassischen Verzeichnisbaum erläutern. Nehmen wir an, in einem Unternehmen erfolgt bereits eine elektronische Ablage von Dokumenten, zur Strukturierung wurde folgende Verzeichnisstruktur errichtet.
Beispiel für eine klassische Ordnerstruktur (stark vereinfacht, nicht zu empfehlen!)
KUNDEN
– ABC GmbH
— Rechnungen
— Angebote
— Briefe
– XYZ AG
— Rechnungen
— Angebote
— Briefe
Ausgangspost
– Rechnungen
– Angebote
– Briefe
Diese Organisationsform stößt schnell an ihre Grenzen: Für jeden Kunden wird eine eigene Unterstruktur erforderlich (Rechnungen, Angebote…). Für die allgemeine Ausgangspost müsste diese Struktur ebenfalls entstehen, ggf. mit Verlinkungen der eigentlichen Rechnungs- und Angebotsdokumente. Aber auch, wenn man die Verzeichnishierarchie anders gestaltet hätte, zum Beispiel mit dem Dokumententyp auf oberster Ebene…..
Es ist und bleibt eine starre Struktur!
Und genau an dieser Stelle setzt ein effektives Dokumentenmanagement an: Es ergänzt klassische Ordnerstrukturen. Durch die Klassifizierung von Dokumenten, durch das gezielte Ergänzen einer klassischen Ordnerstruktur mit Merkmalen, die der Organisator selbst festlegen kann, und durch die Ablage unterschiedlichartiger Dokumente (zum Beispiel E-Mails, Briefe und Dateien) in eben dieser neuen und verbindlichen Struktur:
Durch Dokumentenmanagement werden dynamische Strukturen erzeugt!
Und mit deser Technik wird nun eine Antwort möglich auf Fragen wie diese:
- Zeige alle Angebote aus dem ersten Quartal 2016 zum Thema XYZ (an wen haben wir diese versendet?)
- Zeige den kompletten Schriftverkehr inkl. Angeboten und Rechnungen zum Projekt ABC
- Zeige den gesamten Schriftverkehr (Mails, Rechnungen, Angebote) mit dem Kunden DEF in den Jahren 2013 bis 2016
Diese Liste liesse sich beliebig vervollständigen- der Phantasie sind kaum Grenzen gesetzt….
Die Entwickler hatten jedoch noch eine weitere Idee (und diese gleich umgesetzt): Stellen Sie sich folgende Frage vor:
- Zeige mir jedes Dokument, in dem der Begriff: Kündigung vorkommt
(wobei dieser Begriff selbstverständlich austauschbar und durch jeden anderen zu ersetzen ist). Was passiert hier?
Durch eine Technik, die als Volltextindizierung bezeichnet wird, wird jedes einzelne Wort in einen Suchbegriff verwandelt. Das geschieht auch mit Dokumenten, die in Papierformat vorlagen und mit Hilfe eines Scanners elektronisch eingelesen wurden.
Es ist nicht übertrieben:
Die konsequente Realisierung eines Dokumentenmanagements im eigenen Haus führt zu einer erheblichen Steigerung der Auskunftsfreudigkeit Ihrer Ablage!