Warum ecoDMS?

Auf der Suche nach einem geeigneten System, das zugleich Dokumentenmanagement UND revisionssichere Archivierung ist, haben wir es uns nicht leicht gemacht. Die wichtigsten Anforderungen, die für unsere eigene Ablageorganisation relevant waren, haben wir als Anforderung wie folgt festgelegt:

 

Qualität und Umfang der Recherchemöglichkeiten

Auf unserer Suche fanden wir das ein oder andere System, das lediglich einen klassischen Verzeichnisbaum nachgebildet hatte. Dieses wurde von uns als gänzlich unzureichend empfunden. ecoDMS zählt zu den Systemen, die über eine flexible Ergänzungsmöglichkeit von nahezu beliebig vielen Attributen verfügt. Darüber hinaus ist eine sinnvolle Klassifikation von Dokumenttypen aller Art möglich.

Dokumentenmanagement und revisionssichere Archivierung in einem

Viele Systeme, die sich als Dokumentenmanagement bezeichnen, verfügen nicht über die Voraussetzungen, um gleichzeitig als revisionssicheres Archivsystem zu funktionieren. Unsere Auffassung ist jedoch, dass sich die Motivation, Dokumente in großer Stückzahl in einem IT- System aufzunehmen, erst dann ergibt, wenn dieser (doppelte) Nutzen gewährleistet ist.

Plattformunabhängigkeit

Seit vielen Jahren setzen wir auf Software, die unabhängig von ihrer Plattform (dem Betriebssystem) einsetzbar ist. Vor allem im Server- Umfeld setzen wir traditionell auf Linux- Systeme, in unseren Cloud- basierten Systemen (wie zum Beispiel Cloud Cells) kommt Linux zu mehr als 95 Prozent zum Einsatz. Allerdings möchten wir uns auch die Offenheit gegenüber anderen Plattformen bewahren. Diese Bevorzung von plattform- unabhängigen Systemen setzt sich natürlich auch bei den Clients fort. Hier stehen nicht nur die klassischen Desktop-Varianten im Vorderungund (Mac OS X, Windows, Linux), sondern auch Tablets und Smartphones.

Zukunftssicherheit

Die Einführung eines revisionssicheren Systems hat zur Folge, dass Originale in Papierform ggf. vollständig vernichtet werden (dürfen). Ein System, welches diese Praktik ersetzt, muss in die Zukunft gesehen sicher sein: Dokumente, die abgelegt werden, müssen auch nach Jahren lesbar gemacht werden können. Hier ist man gut beraten, auf Standards zu setzen, auf die man sich ggf. berufen kann.

Unabhängigkeit vom Ort

Ein Informationssystem soll funktionieren, unabhängig davon, von wo aus ich es abrufe. Dir Informationstechnik hat Standards gesetzt in der Art und Weise, wie Informationen verteilt werden, das Internet liefert die Infrastruktur hierzu.

Erschwinglich

Ein solches System sollte sowohl in der Anschaffung als auch im laufenden Betrieb erschwinglich bleiben. Dies gilt besonders vor dem Hintergrund, dass ein Unternehmen seine wirtschaftliche Entwicklung nicht zu hundert Prozent absehen kann. Es wäre fatal, wenn ein Unternehmen nicht mehr auf seine Datenbestände zugreifen kann, weil die Software nur noch kostenpflichtig aktualisiert werden kann und das Geld dafür nicht reicht.

Diese Kriterien treffen ALLE in der einen oder anderen Form auf ecoDMS zu. Für uns ist es das Mittel der Wahl - und dies empfehlen wir gerne weiter!

 

 

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