Archivierung 2.0: Die Zeit ist reif

Der nächste Schritt in Sachen Digitalisierung steht nicht unmittelbar bevor, sondern hat bereits begonnen.

Mit der Veröffentlichung der aktuellen GOBD im Jahr 2015 hat der Gesetzgeber eine klare Grundlage geschaffen, um auch als mittelständisches Unternehmen rechtssicher zu archivieren. Die ecoDMS GmbH aus Aachen betritt seit 2014 den Markt mit einem hoch effektiven und dennoch bezahlbaren Produkt: ecoDMS Archiv.

Mit dem Einsatz des ecoDMS Archiv für Dokumentenmanagement und revisionssichere Langzeitarchivierung ergeben sich für den Unternehmer wie auch den privaten Haushalt eine Reihe von Vorteilen:

  • Schnelles Wiederfinden von Inhalten, zum Beispiel durch Verschlagwortung,
  • Eine Ablagelsystematik, die über die konventioneller Ordnerstrukturen hinausgeht,
  • Rechtskonforme Archivierung von Dokumenten und Mailverkehr, (hiermit kann unter gewissen Umständen die Ablage von Originalen in Papierform entfallen),
  • Programmgesteuertes Einhalten von Aufbewahrungspflichten (bzw. restlose Vernichtung im Anschluss, falls gewünscht).

 Aber wie fange ich an?

Die Einführung eines effektiven Dokumentenmanagement ist nicht allein durch den Kauf einer passenden Software abgedeckt. Organisatorische und rechtliche Fragen sollten im Vorfeld geklärt werden. Eine passende Entscheidung für Hardware oder Cloud ist zu treffen, Zugriffsrechte und Ablagestrukturen sind zu definieren. Hier unterstützt Sie Seydlitz Software mit ihrer jahrzehntelangen Erfahrung in Sachen Organisation und Informationstechnik.

Gemeinsam mit Ihnen gestalten wir IHR Dokomentenmanagement, IHRE Ablage. Wir gestalten Ihr System so, dass auch langfristig eine gezielte Recherche möglich sein wird.

Ein Archivierungssystem wie ecoDMS erfüllt als Software zwar die Voraussetzungen für eine rechtskonforme, revisionssichere Langzeitarchivierung. Jedoch bedeutet das nicht gleichzeitig, dass nur durch den Einsatz dieser Software alle Anforderungen erfüllt sind. Hier sind viele Unternehmen derzeit noch überfordert. Und hier kommen wir ins Spiel:

Gemeinsam schaffen wir die Grundlage, damit Ihre Archivierung rechtskonform erfolgt und als revisionssicher bezeichnet werden kann.

 

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